29 października 2025

Krajowy System eFaktur (KSeF) - uzyskanie uprawnień do korzystania z systemu.

Do wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur w firmach wszystkich przedsiębiorców pozostało już tylko około 12 tygodni. W wielu z nich jest to z pewnością kluczowe wyzwanie na najbliższy czas.

To zarazem odpowiedni moment aby podsumować najważniejsze informacje dotyczące podmiotów zobowiązanych do wystawiania i odbierania faktur w nowym systemie, które – mam nadzieję - pomogą zweryfikować wynikające z tego obowiązki i związane z tym prace wdrożeniowe. 

Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur obejmie: 

• od 1 lutego 2026 r. – dotyczy dużych podatników (o wartości sprzedaży za 2024 r. przekraczającej 200 mln wraz z podatkiem),
• od 1 kwietnia 2026 r. – dotyczy wszystkich pozostałych przedsiębiorców

UWAGA – WAŻNE!

Już od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy będą musieli być gotowi na KSeF od strony pobierania faktur zakupowych, ponieważ wszystkie największe firmy będą wystawiały faktury tylko w KSeF, a więc np. za paliwo, abonament telefoniczny, media – NIE OTRZYMAMY FAKTURY – tak jak do tej pory.

Dla pewnych określonych grup podatników obowiązek wystawiania faktur w KSeF został przesunięty o kilka miesięcy. I tak:

• podatnicy, u których łączna wartość sprzedaży brutto (wraz z podatkiem) udokumentowana fakturami w danym miesiącu nie przekroczyła 10 000 zł, będą mogli wystawiać faktury w dotychczasowej formie – maksymalnie do 31 grudnia 2026 r.
  Będą oni zobowiązani do wystawiania faktur w KSeF od 01 stycznia 2027 roku,
• podatnicy wystawiający faktury za pomocą kas rejestrujących lub paragony fiskalne stanowiące faktury uproszczone (paragony z NIP - do 450 zł) będą mogli wystawiać faktury w dotychczasowej formie maksymalnie do 31 grudnia 2026 r.
  Od 01 stycznia 2027 roku – NIE BĘDĄ JUŻ MOGŁY FUNKCJONOWAĆ PARAGONY Z NIP

UWAGA – WAŻNE!

Podatnicy którzy – na powyższych zasadach - zostają zwolnieni z obowiązku wystawiania faktur w KSeF,  nie są zwolnieni z obowiązku odbierania faktur zakupu poprzez Krajowy System e-Faktur.

 

Kogo nie obejmuje obowiązkowy KSeF? 

Do grupy podmiotów, których nie dotyczy obowiązek wystawiania faktur w systemie, należą przede wszystkim:

1. podatnicy nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności na terytorium kraju, lub takie miejsce posiadają, ale nie uczestniczy ono w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę,
2. podatnicy korzystający z procedur szczególnych takich jak np. szczególnej procedury w zakresie świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu osób, szczególnej procedury dotyczącej sprzedaży na odległość towarów importowanych, którzy dokumentują czynności rozliczane w tych procedurach,
3. podatnicy wystawiający faktury na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej,
4. podatnicy wystawiający faktury w ściśle określonych w przepisach wykonawczych przypadkach, jak np.:

• świadczenie usług przejazdu płatnymi autostradami, przewozu osób, udokumentowanych fakturami w formie biletu jednorazowego,
• transakcje dotyczące walut, banknotów i monet uważanych za prawny środek płatniczy;
• usługi finansowe zwolnione z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 37-41 ustawy o VAT
  (m.in. usługi udzielania pożyczek, kredytów, usługi ubezpieczeniowe czy też usługi pośrednictwa w świadczeniu tych usług).

 

Aby właściwie przygotować się do wejścia w życie Krajowego Systemu e-Faktur, podatnik powinien przede wszystkim przeanalizować, czy dotyczy go obowiązek wystawiania faktur w systemie.

Jednocześnie należy pamiętać, że podatnicy – nawet ci, którzy nie mają obowiązku wystawiania faktur w KSeF – w zakresie odbierania faktur zakupowych będą musieli korzystać z tego systemu.

 

NADAWANIE UPRAWNIEŃ w KSEF

Już od 01 listopada 2025 zostanie uruchomiona możliwość uzyskiwania uprawnień do KSeF, poprzez Moduł Certyfikatów i Uprawnień.

System ten wyróżnia cztery główne kategorie uprawnień – włączając w to tokeny i certyfikaty – które będą miały znaczenie w kontekście bieżącego i bezpośredniego użytkowania KSeF.
Poniżej kilka istotnych informacji na ten temat. 

Konstrukcja Krajowego Systemu e-Faktur wyróżnia co do zasady cztery kategorie uprawnień do korzystania z systemu. Są to uprawnienia do:

• nadawania oraz odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur,
• wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych,
• wystawiania faktur przez nabywcę (tzw. samofakturowania) w przypadkach określonych w ustawie o podatku od towarów i usług,
• wystawiania faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Rodzaje uprawnień 

Krajowy System e-Faktur przewiduje dwa rodzaje uprawnień:

• uprawnienia bezpośrednie – nadawane konkretnej osobie fizycznej identyfikowanej za pomocą numeru NIP, PESEL lub podpisu kwalifikowanego; w tym modelu osoba uprawniona ma możliwość zarządzania dostępami wewnętrznymi, a także możliwość dalszego nadawania i odbierania uprawnień;
• uprawnienia pośrednie – nadawane są innym podmiotom niż np. pracownicy jednostki – np. dla biura rachunkowego – w celu umożliwienia takim podmiotom pracy w KSeF, jednak w ograniczonym zakresie, np. w obszarze wystawiania czy dostępu i pobierania faktur.

Ważne! Posiadanie uprawnień pośrednich nie daje możliwości dalszego nadawania uprawnień.

SPOSOBY UZYSKANIA DOSTĘPU I NADANIA UPRAWNIEŃ W KSEF

Dostęp do KSeF dla osób fizycznych 

W przypadku osób fizycznych – w tym wszystkich prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą – uzyskanie dostępu do KSeF jest możliwe na dwa sposoby.

Pierwszym z nich jest bezpośrednie uwierzytelnienie polegające na zalogowaniu się do systemu przy użyciu Profilu Zaufanego (ePUAP) lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Skorzystanie z podpisu elektronicznego jest możliwe jednak jedynie w sytuacji, gdy podpis ten zawiera numer NIP lub PESEL osoby fizycznej.

Drugim sposobem – m.in. dla osób posiadających podpis elektroniczny bez numeru NIP lub PESEL – jest złożenie zawiadomienia ZAW-FA (zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF) do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Zgłoszenie powinno zawierać unikalne dane powiązane z certyfikatem podpisu, po zarejestrowaniu których możliwe będzie używanie tego podpisu elektronicznego do uwierzytelniania i weryfikacji posiadanych uprawnień.

 

Jednostki nieposiadające osobowości prawnej 

Podmioty nieposiadające osobowości prawnej (np. spółka cywilna) będą musiały wyznaczyć osobę fizyczną, która będzie pełnić rolę administratora uprawnień w imieniu podmiotu. Również do tego celu służy zawiadomienie ZAW-FA – w zawiadomieniu podmiot wskazuje dane osoby fizycznej, która będzie uprawniona do korzystania z KSeF, w tym m.in. do nadawania i odbierania uprawnień innym osobom fizycznym.

 

Osoby prawne – spółki prawa handlowego

Spółki prawa handlowego posiadające osobowość prawną mają generalnie do wyboru dwie drogi dostępu do Krajowego Systemu e-Faktur:

• uwierzytelnienie za pomocą pieczęci kwalifikowanej – sposób ten pozwala na automatyczną autoryzację i jest metodą dostępną dla podmiotów, które taką kwalifikowaną pieczęć elektroniczną z NIP posiadają,
• ZAW-FA – podobnie jak w przypadku podmiotów nieposiadających osobowości prawnej, podmiot taki wskazuje w zawiadomieniu ZAW-FA jedną osobę fizyczną uprawnioną do zarządzania dostępem do Krajowego Systemu e-Faktur; wówczas osoba uprawniona będzie miała możliwość dalszego delegowania uprawnień w systemie.

TYPY UPRAWNIEŃ w KSEF

- token – działa jak klucz dostępu, to 40 cyfrowy ciąg znaków. Jest narzędziem uwierzytelniania przypisanym do konkretnego podmiotu z określonym katalogiem uprawnień. Pozostaje ważny do czasu jego unieważnienia, maksymalnie do 31.12.2026. Po wygenerowaniu wyświetla się tylko 1 raz, więc bezwzględnie należy skopiować jego treść w inne miejsce

- Certyfikat – będzie od 01.01.2027 r., podstawowym narzędziem uwierzytelniania w KSeF, i elektronicznym potwierdzeniem tożsamości posiadacza, występuje w dwóch rodzajach:

a/ typ 1 – jako uwierzytelnianie do bezpośredniej pracy w systemie

b/ typ 2 – niezbędny do opatrzenia faktury kodem QR oraz w razie niedostępności systemu – do pracy w trybie „offline”.

Do prawidłowego funkcjonowania całego systemu niezbędne jest posiadanie tokenu lub Certyfikatu (dwa rodzaje).